Sabtu, 26 November 2011

manajemen personalia

Nama : Syaidhina Dimas Nugraha
NPM : 36111977
Kelas : 1DB 11
MANAJEMEN PERSONALIA
DEFINISI MANAJEMEN PERSONALIA
Menurut Prof. Edwin B. Filippo, manajemen personalia adalah “perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian atas pengadaan tenaga kerja, pengembangan, kompensasi, integrasi, pemeliharaan, dan pemutusan hubungan kerja dengan sumber daya manusia untuk mencapai sasaran perorangan, organisasi, dan masyarakat “.1)
Menurut T. Hani Handoko, manajer personalia adalah “seorang manajer dan sebagai manajer harus melaksanakan fungsi-fungsi dasar manajemen tanpa memperdulikan apapun hakekat fungsi operasional”. 2)
Dalam bentuk kerangka, definisi tersebut akan tampak sebagai berikut:
1.Fungsi-fungsi manajemen
a.Perencanaan (planning)
b.Pengorganisasian (organizing)
c.Pengarahan (directing)
d. Pengendalian (Controlling)
2.Fungsi-fungsi operasional
a.Pengadaan tenaga Kerja (procurement)
b.Pengembangan (development)
c.Kompensasi
d.Integrasi
e.Pemeliharaan (maintenance)
f.Pemutusan hubungan kerja (separation)
Penjelasan singkat atas bagian-bagian dari definisi ini sebagai berikut:
Perencanaan (Planning)
Perencanaan berarti penentuan program personalia yang akan membantu tercapainya sasaran yang telah disusun untuk perusahaan itu. Dengan kata lain proses penentuan akan melibatkan partisipasi aktif dan kesadaran penuh dari Manajer personalia, dengan keahliannya dalam bidang sumber daya manusia.
Pengorganisasian (organizing)
Organisasi adalah alat untuk mencapai tujuan, manajer personalia menyusun suatu organisasi dengan merancang struktur hubungan antara pekerjaan, personalia, dan faktor-faktor fisik.
Apabila serangkaian tindakan telah ditentukan, organisasi harus disusun untuk melaksanakannya.
Pengarahan (directing)
Fungsi sederhana dari pengarahan adalah untuk membuat atau mendapatkan karyawan melakukan apa yang diinginkan, dan harus mereka lakukan (pemberian perintah).
Pengendalian (controlling)
Pengendalian adalah fungsi manajerial yang berhubungan dengan pengaturan kegiatan agar sesuai dengan rencana personalia yang sebelumnya telah dirumuskan berdasarkan analisis terhadap sasaran dasar organisasi.
Pengadaan tenaga kerja (procurement)
Fungsi operasional dari manajemen personalia adalah berupa usaha untuk memperoleh jenis dan jumlah yang tepat dari personalia yang diperlukan untuk menyelesaikan sasaran organisasi. Hal-hal yang dilakukan dalam kaitan ini adalah penentuan sumber daya manusia yang dibutuhkan dan perekrutannya, seleksi, dan penempatan . Penentuan sumber daya manusia yang diperlukan harus bersandar pada tugas-tugas yang tercantum pada rancangan pekerjaan yang ditentukan sebelumnya.
Pengembangan (development)
Pengembangan merupakan peningkatan keterampilan melalui pelatihan yang perlu untuk prestasi kerja yang tepat. Kegiatan ini amat penting dan terus tumbuh karena perubahan-perubahan teknologi, reorganisasi pekerjaan, tugas manajemen yang semakin rumit.
Kompensasi (compensation)
Fungsi ini dirumuskan sebagai balas jasa yang memadai dan layak kepada personalia untuk sumbangan mereka kepada tujuan organisasi.
Integrasi (integration)
Integrasi merupakan usaha untuk menghasilkan suatu rekonsiliasi (kecocokan) yang layak atas kepentingan-kepentingan perorangan (individu), masyarakat, dan organisasi. Definisi ini berpijak atas dasar kepercayaan bahwa masyarakat kita terdapat tumpang tindih kepentingan yang cukup berarti.
Pemeliharaan (maintenance)
Pemeliharaan merupakan usaha untuk mengabadikan angkatan kerja yang mempunyai kemauan dan mampu untuk bekerja. Terpeliharanya kemauan untuk bekerja sangat dipengaruhi oleh komunikasi dengan para karyawan, keadaan jasmani (fisik) karyawan, dan kesehatan serta keselamatan kerja.
Pemutusan Hubungan Kerja (separation)
Jika fungsi pertama manajemen personalia adalah untuk mendapatkan karyawan, adalah logis bahwa fungsi terakhir adalah memutuskan hubungan kerja dan mengembalikan orang-orang tersebut kepada masyarakat. Organisasi bertanggung jawab untuk melaksanakan proses pemutusan hubungan kerja sesuai dengan persyaratan-persyaratan yang telah ditentukan, dan menjamin bahwa warga masyarakat yang dikembalikan itu berada dalam keadaan yang sebaik mungkin.
KUALITAS PERSONEL-MANAJEMEN PERSONALIA
Untuk mengangkat pegawai secara ilmiah, terlebih dahulu orang harus menyusun suatu standar kepegawaian untuk menguji para pelamar. Standar ini harus menetapkan kualitas minimum yang dapat diterima yang diperlukan agar mampu melaksanakan tugas-tugas jabatan dan tanggung jawab sehingga bisa ditentukan kemampuan manusia yang dibutuhkan untuk melaksanakannya. Menurut Dictionary of Occupational Titles, penyusunan pekerjaan adalah “suatu bagian dari proses pengorganisasian, Studi atas isi pekerjaan untuk menentukan kebutuhan tenaga manusia disebut “analisa pekerjaan”. 3)
Beberapa istilah yang berhubungan dengan dan seringkali dikacaukan dengan analisa pekerjaan:
Posisi (position)
Posisi adalah sekelompok tugas yang ditugaskan kepada seseorang Dalam perusahaan terdapat sejumlah posisi yang sama banyaknya dengan jumlah pegawai.
Pekerjaan (job)
Pekerjaan sekarang dapat dirumuskan sebagai suatu kelompok posisi yang mempunyai jenis dan tingkat kerja yang sama. Dalam beberapa hal mungkin hanya satu posisi yang dicakup, hanya karena tidak ada posisi lain yang sama.
Jabatan (occupation)
Jabatan adalah suatu kelompok pekerjaan yang mempunyai jenis kerja yang sama dan ditemukan dalam seluruh industri atau diseluruh negeri. Suatu jabatan adalah suatu kategori kerja yang ditemukan dibanyak perusahaan. Seseorang selalu harus mempunyai posisi dan pekerjaan, tetapi mungkin bukan jenis kerja yang ditemukan secara umum diseluruh industri dan karenanya mungkin tidak punya jabatan (occupation).
Menurut Summary of National Job Analysis Methode Survey, analisa pekerjaan adalah “proses mempelajari dan mengumpulkan informasi yang berhubungan dengan operasi dan tanggung jawab suatu pekerjaan tertentu”. 4)
Sedangkan kegunaan dari analisa kerja adalah sebagai berikut:
1. Pengabsahan (validation) atas prosedur-prosedur pengangkatan, pengabsahan dibenarkan dan dirumuskan sebagai menguji secara sistematik kriteria seleksi atau predikator untuk menentukan apakah hal-hal itu berhubungan erat dengan kelompok prilaku dari pekerjaan itu.
2. Pelatihan (training). Uraian tugas-tugas dan peralatan yang dipergunakan sangat membantu dalam mengembangkan isi program-program pelatihan.
3. Evaluasi pekerjaan. Uraian pekerjaan dan rincian persyaratan tenaga kerja yang diperlukan dievaluasi kegunaannya, dengan sasaran terakhir untuk penentuan nilai dalam bentuk uang
4. penilaian prestasi. Sebagai pengganti penilaian seorang karyawan atas sifat-sifat seperti ketergantungan dan inisiatif, ini ada kecenderungan untuk menentukan sasaran pekerjaan dan hasil kerja dinilai berdasarkan tercapai tidaknya sasaran tersebut.
5. Pengembangan karier. Informasi pekerjaan membantu perusahaan untuk merencanakan saluran-saluran promosi, dan menyediakan data mengenai kesempatan dan persyaratan karier didalam organisasi kepada karyawan
6. Organisasi. Informasi pekerjaan yang diperoleh melalui analisa pekerjaan seringkali mengungkapkan contoh-contoh organisasi yang jelek sehubungan dengan faktor-faktor yang mempengaruhi rancangan pekerjaan.
7. Perkenalan (induction). Untuk petatar (trainee) baru, uraian pekerjaan paling membantu dalam masa orientasi.
8. Penyuluhan (counseling). Informasi pekerjaan sangat bernilai dalam penyuluhan pekerjaan. Disarankan lebih banyak penyuluhan semacam itu diberikan pada tingkat sekolah menengah, karena banyak lulusannya tidak menyadari jenis- jenis pekerjaan yang ada.
9. Hubungan perburuan (labor relation). Uraian pekerjaan standar fungsi. Jika seorang karyawan mencoba menambah atau mengurangi tugas-tugas yang tercantum disana, maka standar telah dilanggar. Serikat buruh, demikian juga managemen tertarik
10. Penataan kembali (reengineering) pekerjaan. Jika para majikan ingin menyesuaikan pekerjaan dengan suatu kelompok khusus, misalnya orang cacat fisik, biasanya mereka harus mengubah isi pekerjaan tertentu. Analisis pekerjaan menyediakan informasi yang akan memudahkan perubahan pekerjaan untuk memungkinkan diisi oleh personalia dengan sifat-sifat khusus.
ANALISA JABATAN
Analisa jabatan/job analysis adalah suatu kegiatan untuk memberikan analisa pada setiap jabatan sehingga dengan demikian akan memberikan pula gambaran tentang sayarat-syarat yang diperlukan bagi setiap karyawan untuk jabatan tertentu. Hal ini berarti akan merupakan landasan atau pedoman untuk penerimaan dan penempatan karyawan, disamping sebagai landasan atau pedoman kegiatan lainnya dalam bidang manajemen personalia.
Sebenarnya pertanayaan diatas dapat dilanjutkan yaitu mengapa analisa jabatan tersebut dapat memberikan gambaran sayarat-syarat yang diperlukan bagi jabatan tertentu? Sebenarnya analisan jabatan adalah juga merupakan informasi tentang jabatan itu sendiri dan syarat-syarat yang diperlukan untuk dapat memangku jabatan tersebut dengan baik. Tentang jabatan itu sendiri ditunjukan dalam gambaran jabatan atau deskripsi jabatan sedangkan tentang syarat-syarat yang diperlukanh informasi jabatan ditujunjukan dalam syarat-syarat jabatan. Dengan demikian berarti pengertian analisa jabatan yang pokok terdiri dari 2 hal yaitu:
1. Deskripsi jabatan /job description
Deskripsi jabatan adalah penjelasan tentang suatu jabatan, tugas-tugasnya, tanggung jawabnya, wewenangnya dan sebagainya.
2. Syarat-syarat jabatan/job specification
Syarat-syarat jabatan dibuat berdasarkan skripsi jabatan jadi syarat jabatan adalah merupakan suatu informasi tentang syarat-syarat yang diperlukan
Untuk membuat deskripsi jabatan agar tidak menimbulkan kesimpangsiuran serta dobel pekerjaan, maka dalam membuat deskripsi jabatan tidak boleh dilepaskan dengan deskripsi jabatan keseluruhan jabatan.
Ansalisa jabatan sebenarnya dapat dipakai juga sebagai landasan atau pedoman untuk penerimaan dan penempatan karyawan serta penentuan jumlah kebutuhan karyawan. Selain sebagai landasan hal-hal tersebut diatas, maka analisa jabatan dapat juga dipakai sebagai landasan kegiatan-kegiatan lain dalam bidang personalia, yang diantaranya:
• Sebagai landasan untuk melaksanakan mutasi
• Sebagai landasan untuk melaksanakan promosi
• Sebagai landasan untuk melaksanakan latihan/training
• Sebagai landasan untuk melaksanakan kompensasi
• Sebagai landasan untuk melaksanakan syarat-syarat lingkungan kerja
• Sebagai landasan untuk melaksanakan pemenuhan kebutuhan peralatan
Sumber-Sumber Tenaga Kerja Dan Cara Mendapatkannya
Setelah perusahaan menetapkan karakteristik atau cirri-ciri karyawan yang dibutuhkan dan jumlah masing-masing, maka perusahaan tersebut selanjutnya akan berusaha untuk mendapatkan personalia tersebut, yaitu personalia yang paling tepat baik dalam arti kualitas maupun dalam arti kuantitas.
Adapun sumber-sumber tenaga kerja itu meliputi:
Sumber intern
Artinya bahwa tenaga kerja yang akan dipekerjakan tersebut diambil dari sumber intern yaitu menempatkan karyawan diantara karyawan yang sudah ada. Pemanfaatan sumber intern ini dilakukan dengan jalan menempatkan diantara karyawan yang sudah ada pada jabatan yang kebetulan lowong atau suatu tugas baru diadakan.
Menggunakan jasa karyawan/pegawai lama
Suatu perusahaan kadang-kadang memerlukan karyawan dari luar lingkungan perusahaan, maka suatu cara yang praksis dan ekonomis adalah dengan menggunakan jasa dari karyawan lama. Mereka dapat diminta oleh perusahaan tempat mereka bekerja untuk menarik teman, tetangga, saudara dari mereka untuk bekerja pada perusahaan tersebut.
Melalui lembaga-lembaga pendidikan
Kadang-kadang suatu perusahan membutuhkan karyawan baru yang membutuhkan syarat-syarat pendidikan tertentu, misalnya sarjana muda atau sarjana dari fakultas tertentu. Untuk mendapatkannya, ada perusahaan yang langsung menghubungi lembaga-lembaga pendidikan tersebut. Ada juga perusahaan yagn bertindak lanjut dengan memberikan ikatan dinas atau beasiswa pada mahasiswa seperti Caltex, Pertamina, Bank Indonesia dan sebagainya.
Mengambil dari perusahaan lain
Ini biasanya dilakukan oleh perusahaan yang baru bersisir, mereka lebih mengutamakan karyawan yang sudah punya pengalaman dan biasanya diambil dari perusahaan lain.
Mencari langsung ke tempat sumber tenaga kerja
Ada juga perusahaan yang dlaam mencari tenaga kerjanya mereka mempunyai petugas-petugas khusus untuk datang ke tempat sumber tenaga dengan maksud untuk mempengaruhi penduduk setempat agar suka bekerja pada suatu perusahaan tertentu.
Melaui advertansi
Pada masa sekarang ini, banyak perusahaan yang cenderung untuk menggunakan media advertensi dalam usaha menarik karyawan , sebab dengan advertensi ini akan sampai ke tempat yang luas sehingga memungkinkan untuk mendapatkan karyawan yang paling baik.
Memanfaatkan kantor penempatan tenaga
Sebenarnya kantor penempatan tenaga kerja didirikan oleh pemerintah Indonesia dengan maksud sebagaio tempat penyaluran tenaga-tenaga kerja yang masih menganggur. Kantor penempatn tenaga kerja menerima pendaftaran dari mereka yang membutuhkan pekerjaan. Kantor penempatan tenaga kerja akan mencatat nama, alamat, umur, pendidikan, pengalaman dan sebagainya dari pelamar tersebut. Maka kantor akan menghubungi kembali si pelamar jika ada perusahaan yang minta karyawan sesuai dengan data si pelamar tesebut.
Seleksi
Seleksi adalah kegiatan suatu perusahaan untuk dapat memilih karyawan yang palinmg tepat dan dalam jumlah yang tepat pula dari calon-calon yang dapat ditariknya. Untuk dapat memilih karyawan yang paling tepat dan dalam jumlah yang tepat pula, maka diperlukan suatu metode seleksi yang tepat pula.
Seleksi berhubungan erat dengan analisa jabatan. Hal ini terjadi karena karyawan atau pegawai yang diseleksi tersebut harus disesuaikan dengan analisa jabatan yang telah dilakukan sebelumnya. Adapun hal-hal yang diseleksi meliputi:
a. Pendidikan
b. Pengalaman
c. Pengetahuan
d. Kecerdasan
e. Kesehatan
f. Umur
g. Bakat
h. Kepribadian
i. Jenis kelamin, dan lain sebagainya
Setiap perusahaan harus dapat melakukan seleksi secara efeksif dan efisien, dengan demikian metode seleksi yang dilaksanakan tersebut harus dapat memilih atau menetapkan karyawan yagn paling tepat. Meskipun demikian amsalah efisiensi dalam pelaksanaan metode seleksipun perlu diperhatikan. Efisiensi disini adalah dalam arti pengorbanan uang, energi, waktu dan sebagainya.
Dalam melakukan seleksi perlu memperhatikan beberapa hal yaitu :
a. Seleksi harus efektif dan efisien
b. Seleksi harus memperhatikan peraturan dan ketentuan pemerintah yang berlaku
c. Petugas seleksi harus jujur dan efektif
d. Keahlian petugas seleksi tidak boleh diabaikan
e. Pengertian “orang yang tepat pada tempat yang tepat” harus diartikan secara dinamis
Bagaimanapun usaha kita dalam melakukan seleksi masih ada kemungkinan terjadi kekeliruan, maka perlu adanya masa percobaan untuk mengurangi resiko yang mungkin timbul.
LATIHAN
Latihan/training adalah suatu kegiatan dari perusahaan yang bermaksud untuk dapat emperbaiki dan memperkembangkan sikap tingkah laku, keterampilan dan pengetahuan dari para karyawan sesuai dengan keinginan dari perusahaan yang bersangkutan. Proses latihan dilaksanakan setelah terjadi penerimaan karyawan sebab latihan hanya diberikan pada karyawan dari perusahaan yang bersangkutan.
Sebenarnya peranan latihan saat ini makin menonjol setelah ada kecendrungan bagi perusahaan untuk menerima juga karyawan yang belum berpengalaman. Ini mungkin berdasarkan pertimbangan bahwa cara ini mungkin lebih baik. Ataupun mungkin pertimbangan bahwa usaha mendapatkan karyawan yang sudah berpengalaman agak sulit karena pada umumnya mereka sudah bekerja pada perusahaan yang lain.
Ada beberapa sasaran yang ingin dicapai dengan mengadakan latihan yang antara lain sebagai berikut:
a. Pekerjaan diharapkan lebih cepat dan lebih baik
b. Penggunaan bahan dapat lebih hemat
c. Penggunaan mesin dan peralatan diharapkan dapat lebih lama
d. Angka kecelakaan diharapkan lebih kecil
e. Tanggung jawab diharapkan lebih besar
f. Biaya produksi diharapkan lebih rendah
g. Kelangsungan perusahaan diharapkan lebih terjamin
Keuntungan yang dapat diperoleh dengan latihan adalah sebagai berikut:
a. Mengurangi pengawasan
b. Meningkatkan rasa harga diri
c. Meningkatkan kerja sama antar pegawai
d. Memudahkan pelaksanaan mutasi dan promosi
e. Memudahkan pelaksanaan pendelegasian wewenang
Dalam melaksanakan latihan, pasti memiliki efek samping yang timbul yang tidak diingini yaitu:
a. Hilangnya sebagian waktu yagn produktif
b. Biaya yang terlalu tinggi
c. Harapan dari karyawan yang terlalu besar
d. Berpindahnya karyawan yang telah mendapat latihan.
Dalam pelaksanaan latihan tidak ada ketentuan secara mutlak mana yang lebih baik antara melaksanakan latihan/training sendiri atau menyerahkan latihan tersebut kepada pihak ketiga seperti yang banyak dilakukan oleh perusahaan pada saat ini. Karena semua itu tergantung pada situasi dan kondisi serta tujuan masing-masing.
Suatu metode yang tepat misalnya akan sia-sia apabila instrukturnya tidak dapat menyampaikan pelajaran-pelajaran dengan baik kepada mereka yang diajar. Oleh karena itu dalam penyelenggaraan latihan kita harus hati-hati dalam memilih instruktur.
DAFTAR PUSTAKA
1. http://dahlanforum.wordpress.com/2007/11/20/manajemen-personalia/
2. http://blogbustamil.blogspot.com/2009/11/manajemen-personalia.html
3. http://dahlanforum.wordpress.com/2009/07/03/kualitas-personel-manajemen-personalia/

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar