BAB V - VII

BAB V

MEMAHAMI DAN MENDESAIN DATA AKUNTANSI

Mengidentifikasi dan Mendokumentasikan File

File transaksi(transaction file) : digunakan untuk mencatat informasi mengenai berbagai kejadian dalam proses bisnis organisasi

File Induk(master file) : menyimpan data acuan dan data ringkasan tentang berbagai entitas yang. Berkaitan dengan kejadian

Mendokumentasikan File Transaksi

Pedoman untuk mengidentifikasi perlunya tabel transaksi :

-          Pedoman 1 : tentukan kejadian-kejadian didalam proses

-          Pedoman 2 : keluarkan kejadian yang tidak perlu dicatat didalam sistem komputer

-          Padoman 3 : keluarkan kejadian query dan pelaporan karena mencakup penggunaan data yang telah dicatat didalam SIA

-          Pedoman 4 : keluarkan kejadian pemeliharaan

Kejadian dan Tabel Induk

Ø  Barang/Jasa : mendeskripsika barang/jasa yang menyatakan katalog yang ditawarkan oleh perusahaan

Ø  Agen : mendeskripsikan agen eksternal seperti pelanggan/pemasok

Ø  Kas : untuk mendeskripsikan dimana kas nya disimpan

Ø  File induk buku besar : kita membutuhkan file buku besar jika buku besar terintegrasi dengan siklus pemerolehan dan pendapatan

Kunci Utama :

Adalah atribut yang secara unik mengidentifikasi record di tabel

¨      Tabel pelanggan : sebagai kunci utama untuk tabel tersebut

¨      Tabel persediaan : persediaan bertindak  sebagai kunci utama tabel tersebut

¨      Tabel pesanan : #pesanan adalah kunci utama untuk tabel pesanan

Kunci Asing

Adalah field ditabel yang merupakan kunci utama dibeberapa tabel lainnya.

-          Kunci asing yang menghubungkan record kejadian dengan record induk

-          Kunci asing menghubungkan dua kejadian yang terjadi dalam suatu urutan

Hubungan Antarkabel

Ø  Hubungan satu dengan satu, hubungan satu dengan satu antarentitas tidak seumum dengan hubungan dengan satu dengan banyak.

Ø  Hubungan satu dengan banyak, ini adalah bagian paling umum dalam sistem akuntansi

Ø  Hubungan banyak dengan banyak

Signifikasi Konsep Untuk Aplikasi Basis data

1.      Mengimplementasikan dokumen dan laporan

2.      Mengimplementasikan formulir input

3.      Mengontrol data SIA : Integritas Referensial

Isu Implementasi Desain Data Tambahan.

Usulan 1 : satu tabel induk, bukan 2

Usulan 2 : satu tabel kejadian, bukan 2

Usulan 3 : hilangkan hubungan yang berulang

Usulan 4 : tambahkan hubungan yang tidak memasukan record kejadian                                

BAB VI

MEMAHAMI DAN MENDESAIN QUERY DAN LAPORAN

Query

Query adalah elemen penting basis data relasional. Kita harus memahami query dengan baik agar dapat menggunakan piranti lunak DBMS

Spesifikasi Query

Ø  Query Satu Tabel (query A dan query B)

Ø  Query Banyak Tabel

Jenis-jenis Laporan

1.      Laporan daftar sederhana(simple list report) : daftar transaksi penjualan

2.      Laporan perincian yang dikelompokkan(grouped detailed report) : daftar transaksi penjualan yang dikelompokan menurut jenis produk yang dijual

3.      Laporan ringkasa (summary report) : hanya memberikan ringkasan angka angka penjualan

4.      Laporan entitas tunggal (single entity report) : hanya memberikan perincian mengenai satu kejadian

Tata Letak Laporan

a.      Mengelompokan atribut

b.      Header kelompok

c.       Perincian kelompok

d.      Footer kelompok

Isi Laporan

Seorang perancang harus menganalisis kebutuhan informasi pengguna, lalu memutuskan data apa yang perlu dimasukan didalam setiap laporan tersebut.

Organisasi Laporan

Yang harus diperhatikan untuk kerangka desain laporan :

-          Data dikelompokan menurut produk

-          header kelompok memiliki data aacuan dari tabel persediaan

-          bagian perincian kelompok mendaftar transaksi

-          footer kelompok meliputi perhitungan ringkasan jumlah barang

-          jumlah barang digedung memerlukan data di kedua dtabel dan dihitung sebagai jumlah brang di gudang awal

Daftar Kejadian Sederhana

Daftar kejadian sederhana ( simple event list ) menyediakan daftar kejadian yang sederhana selama suatu periode waktu yangd disusun menurut tanggal kejadian atau nomer transaksi.

Laporan Perincian Kejadian Dikelompokan

Laporan Ringkasan Kejadian

Daftar Acuan dan Laporan Status

Memfokuskan pada penyediaan informasi, barang, jasa dan agen.

Daftar Acuan :(reference list) hanya melaporkan data acuan yang diambil dari tabel induk.

Laporan status : (status report) menyediakan data ringkasan mengenai barang, jasa, atau agen.

BAB VII

MEMAHAMI DAN MENDESAIN FORMULIR

Pengguna SIA wajib memahami formulir-formulir ini, maka dari itu berbagai pengendalian dapat dibuat untuk meningkatkan efisiensi dan akurasi

Hubungan antara Formulir Input dan Tabel

1.       satu formulir untuk mencatat data di satu tabel

2.      Satu formulir untuk mencatat dua data tabel atau lebih

3.      Dua formulir atau lebih untuk mencatat data di satu tabel

Jenis-Jenis Formulir Input

-          Formulir entri satu record

-          Formulir entri multitable

Elemen-elemen antarmuka Formulir

Ø  Kotak teks : ruang pada formulir untuk memasukan informasi

Ø  Label : memahami informasi apa saja yang harus dimasukan

Ø  Fitur pencarian : untuk memasukan kunci asing

Ø  Tombol perintah : untuk melakukan suatu tindakan

Ø  Tombol radio : memilih salah satu dari seperangkat pilihan

Ø  Kotakcek : memilih lebih dari salah satu opsi

Meningkatkan Akurasi dan efisiensi Entri data

a.      Kunci utama

b.      Fitur pencarian

c.       Pemindaian

d.      Pemeriksaan record

e.      Konfirmasi

f.        Integritas Referensial

Mendesain Formulir

Mengidentifikasi dan Mendokumentasikan Formulir yang diperlukan.

Mendokumentasikan formulir sangat diperlukan untuk mengetahui kejadian kejadian didalam proses suatu bisni yang akan kita jalankan. Maka lebih baik jika ada sebuah arsip atau apapun untuk membuat pendokumentasian tersebut

-          Formulir Entri data 1 record : tabel arship manager untuk fairhaven convenience Store

-          Formulir satu record : formulir setoran

-          Formulir Entri data bentuk tabel : Arsip Persediaan untuk fairhaven convenience store

-          Formulir entri Multitabel