BAB V - VII

BAB V

MEMAHAMI DAN MENDESAIN DATA AKUNTANSI

Mengidentifikasi dan Mendokumentasikan File

File transaksi(transaction file) : digunakan untuk mencatat informasi mengenai berbagai kejadian dalam proses bisnis organisasi

File Induk(master file) : menyimpan data acuan dan data ringkasan tentang berbagai entitas yang. Berkaitan dengan kejadian

Mendokumentasikan File Transaksi

Pedoman untuk mengidentifikasi perlunya tabel transaksi :

-          Pedoman 1 : tentukan kejadian-kejadian didalam proses

-          Pedoman 2 : keluarkan kejadian yang tidak perlu dicatat didalam sistem komputer

-          Padoman 3 : keluarkan kejadian query dan pelaporan karena mencakup penggunaan data yang telah dicatat didalam SIA

-          Pedoman 4 : keluarkan kejadian pemeliharaan

Kejadian dan Tabel Induk

Ø  Barang/Jasa : mendeskripsika barang/jasa yang menyatakan katalog yang ditawarkan oleh perusahaan

Ø  Agen : mendeskripsikan agen eksternal seperti pelanggan/pemasok

Ø  Kas : untuk mendeskripsikan dimana kas nya disimpan

Ø  File induk buku besar : kita membutuhkan file buku besar jika buku besar terintegrasi dengan siklus pemerolehan dan pendapatan

Kunci Utama :

Adalah atribut yang secara unik mengidentifikasi record di tabel

¨      Tabel pelanggan : sebagai kunci utama untuk tabel tersebut

¨      Tabel persediaan : persediaan bertindak  sebagai kunci utama tabel tersebut

¨      Tabel pesanan : #pesanan adalah kunci utama untuk tabel pesanan

Kunci Asing

Adalah field ditabel yang merupakan kunci utama dibeberapa tabel lainnya.

-          Kunci asing yang menghubungkan record kejadian dengan record induk

-          Kunci asing menghubungkan dua kejadian yang terjadi dalam suatu urutan

Hubungan Antarkabel

Ø  Hubungan satu dengan satu, hubungan satu dengan satu antarentitas tidak seumum dengan hubungan dengan satu dengan banyak.

Ø  Hubungan satu dengan banyak, ini adalah bagian paling umum dalam sistem akuntansi

Ø  Hubungan banyak dengan banyak

Signifikasi Konsep Untuk Aplikasi Basis data

1.      Mengimplementasikan dokumen dan laporan

2.      Mengimplementasikan formulir input

3.      Mengontrol data SIA : Integritas Referensial

Isu Implementasi Desain Data Tambahan.

Usulan 1 : satu tabel induk, bukan 2

Usulan 2 : satu tabel kejadian, bukan 2

Usulan 3 : hilangkan hubungan yang berulang

Usulan 4 : tambahkan hubungan yang tidak memasukan record kejadian                                

BAB VI

MEMAHAMI DAN MENDESAIN QUERY DAN LAPORAN

Query

Query adalah elemen penting basis data relasional. Kita harus memahami query dengan baik agar dapat menggunakan piranti lunak DBMS

Spesifikasi Query

Ø  Query Satu Tabel (query A dan query B)

Ø  Query Banyak Tabel

Jenis-jenis Laporan

1.      Laporan daftar sederhana(simple list report) : daftar transaksi penjualan

2.      Laporan perincian yang dikelompokkan(grouped detailed report) : daftar transaksi penjualan yang dikelompokan menurut jenis produk yang dijual

3.      Laporan ringkasa (summary report) : hanya memberikan ringkasan angka angka penjualan

4.      Laporan entitas tunggal (single entity report) : hanya memberikan perincian mengenai satu kejadian

Tata Letak Laporan

a.      Mengelompokan atribut

b.      Header kelompok

c.       Perincian kelompok

d.      Footer kelompok

Isi Laporan

Seorang perancang harus menganalisis kebutuhan informasi pengguna, lalu memutuskan data apa yang perlu dimasukan didalam setiap laporan tersebut.

Organisasi Laporan

Yang harus diperhatikan untuk kerangka desain laporan :

-          Data dikelompokan menurut produk

-          header kelompok memiliki data aacuan dari tabel persediaan

-          bagian perincian kelompok mendaftar transaksi

-          footer kelompok meliputi perhitungan ringkasan jumlah barang

-          jumlah barang digedung memerlukan data di kedua dtabel dan dihitung sebagai jumlah brang di gudang awal

Daftar Kejadian Sederhana

Daftar kejadian sederhana ( simple event list ) menyediakan daftar kejadian yang sederhana selama suatu periode waktu yangd disusun menurut tanggal kejadian atau nomer transaksi.

Laporan Perincian Kejadian Dikelompokan

Laporan Ringkasan Kejadian

Daftar Acuan dan Laporan Status

Memfokuskan pada penyediaan informasi, barang, jasa dan agen.

Daftar Acuan :(reference list) hanya melaporkan data acuan yang diambil dari tabel induk.

Laporan status : (status report) menyediakan data ringkasan mengenai barang, jasa, atau agen.

BAB VII

MEMAHAMI DAN MENDESAIN FORMULIR

Pengguna SIA wajib memahami formulir-formulir ini, maka dari itu berbagai pengendalian dapat dibuat untuk meningkatkan efisiensi dan akurasi

Hubungan antara Formulir Input dan Tabel

1.       satu formulir untuk mencatat data di satu tabel

2.      Satu formulir untuk mencatat dua data tabel atau lebih

3.      Dua formulir atau lebih untuk mencatat data di satu tabel

Jenis-Jenis Formulir Input

-          Formulir entri satu record

-          Formulir entri multitable

Elemen-elemen antarmuka Formulir

Ø  Kotak teks : ruang pada formulir untuk memasukan informasi

Ø  Label : memahami informasi apa saja yang harus dimasukan

Ø  Fitur pencarian : untuk memasukan kunci asing

Ø  Tombol perintah : untuk melakukan suatu tindakan

Ø  Tombol radio : memilih salah satu dari seperangkat pilihan

Ø  Kotakcek : memilih lebih dari salah satu opsi

Meningkatkan Akurasi dan efisiensi Entri data

a.      Kunci utama

b.      Fitur pencarian

c.       Pemindaian

d.      Pemeriksaan record

e.      Konfirmasi

f.        Integritas Referensial

Mendesain Formulir

Mengidentifikasi dan Mendokumentasikan Formulir yang diperlukan.

Mendokumentasikan formulir sangat diperlukan untuk mengetahui kejadian kejadian didalam proses suatu bisni yang akan kita jalankan. Maka lebih baik jika ada sebuah arsip atau apapun untuk membuat pendokumentasian tersebut

-          Formulir Entri data 1 record : tabel arship manager untuk fairhaven convenience Store

-          Formulir satu record : formulir setoran

-          Formulir Entri data bentuk tabel : Arsip Persediaan untuk fairhaven convenience store

-          Formulir entri Multitabel

WAWANCARA

WAWANCARA DENGAN SEORANG OWNER TUPPERWARE.

saya sempat bertemu dengan pemilik perusahaan salah satu distributor resmi Tupperware di daerah cibubur. Dan kebetulan juga itu teman orang tua saya.

Langsung saja ke percakapan nya (di edit dengan bahasa baku) :



Saya : kapan anda mulai menggeluti usaha ini?

Owner : sejak tahun 2003

Saya : Apa saja yg dipersiapkan sebelum ibu mendirikan perusahaan ini?

Owner : Saya hanya mencari pelanggan terlebih dahulu.

Saya : hanya pelanggan saja yang ibu persiapkan?

Owner : kedua kepercayaan dari pelanggan.

Saya : sudah apa hanya cukup itu saja?

Owner : setelah mendapatkan pelanggan dan kepercayaan dari pelanggan baru saya

Mempersiapkan modal sesuai dengan order kebutuhan pelanggan.

Saya : Butuh berapa lama ibu merintis usaha sampai sebesar ini?

Owner : hampir kira-kira 5 tahun

Saya : tentunya ibu memerlukan modal yang cukup besar ya?

Owner : Ya tentu saja, karna modal untuk memenuhi orderan pelanggan saya juga butuh

tempat untuk memperbesar usaha saya.

Saya : berapa persen kira-kira modal yang ibu tanamkan dari omzet ibu sekarang?

Owner : kurang lebih 300% dari omzet

Saya : tentunya didalam menjalankan usaha ini ada pasang surut nya. Gimana ibu

Mensikapinya?

Owner : saya berusaha memuaskan pelanggan dengan berusaha memenuhi orderan pelanggan

yang mungkin sulit barang nya saya dapatkan.

Saya : apakah dalam menjalankan bisnis ibu ini dijalankan secara professional mungkin ibu

Mempunyai struktur organisasi yang baku?

Owner : Ya saya mempunyai 15 karyawan yang professional dibidangnya masing-masing

dengan struktur organisasi mulai level bawah sampai teratas(komisaris)

Saya : bagian2 apa saja yg ada di perusahaan ibu?

Owner : saya memiliki staff administrasi, staff gudang, bagian akunting dan pajak, personalia,

keuangan, dan direksi.

Saya : pertanyaan terakhir ya bu, berapa rata-rata omzet perbulan yang ibu dapatkan selama

ibu menjalankan usaha ini?

Owner : Alhamdulillah rata-rata perbulan omzet saya mencapai 3 milliar.

Saya : oke terimakasih atas wawancara ini, semoga ibu terus meningkat usaha nya.

Owner : Amien ya… terimakasih

Saya : terimakasih juga atas waktu nya.


Sekain wawancara saya kepada owner tupperware..

RANGKUMAN BAB 1 - 4

BAB I

MENGENAL SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

Proses bisnis dan sistem informasi akuntansi.

Yang dimaksud proses bisnis urutan akftifitas yang dilakukan oleh suatu bisnis. Siklus transaki mengelompokkan kejadian yang terkait dan biasanya terjadi dalam urutan tertentu. Kejadian adalah aktivitas yang terjadi dalam waktu tertentu.

Ada 2 siklus :

Ø Pemerolehan /pembelian : pembe;ian,pembayaran barang dan jasa

Ø Konversi :pengubahan sumber daya alam menjadi barang/jasa

Penggunaan sistem Informasi Akuntansi

- Membuat laporan eksternal.

- Mendukung aktivitas rutin

- Mendukung pengambilan keputusan

- Perencanaan dan pengendalian

- Perencanaan dan pengendalian

- Menerapkan pengendalian internal yang mencakup kebijakan prosedure dan sistem informasi yang digunakan

Aplikasi dan Peranti Lunak Aplikasi

Adalah program komputer untuk keperluan tertentu.

1. Pencatatan keadilan

2. Pengentrian informasi pemasok

3. Pencetakan dokumen

4. Pencetakan laporan

5. Pelaksanaan permintaan informasi

Peran Akuntan Dalam Hubungannya dengan SIA

a. Akuntan sebagai pengguna

b. Akuntan sebagai manager

c. Akuntan sebagai konsultan

d. Akuntan sebagai evaluator

- Auditor internal : mengevaluasi berbagai unit didalam organisasi

- Auditor eksternal : perusahaan membayar kantor mereka untuk mengedit laporan keuangan mereka

e. Akuntan sebagai penyedia jasa akuntansi dan perpajakan









BAB II

PROSES BISNIS DAN DATA SIA



Proses dan Kejadian Bisnis

Terdapat 3 siklus utama :

Siklus pendapatan. Meliputi :

1. Merespons permintaan informasi dari pelanggan

2. Membuat perjanjian pada para pelanggan untuk menyediakan barang dan jasa

3. Menyediakan jasa/mengirim barang pada pelanggan

4. Menagih pelanggan

5. Melakukan penagihan uang

6. Menyetor uang kas ke bank

7. Menyusun laporan

Siklus pemeroleh meliputi :

1. Mendiskusikan dengan para pemasok

2. Memproses perimtaan

3. Membuat perjanjian dengan pemasok untuk membeli barang/jasa

4. Menerrima barang/jasa dari pemasok

5. Mengakui klam atas barang/jasa yang diterima

6. Memilih faktor faktor yang akan dibayar. Menulis cek

Pengidentifikasian Kejadian dalam Proses Bisnis

Akuntansi pada dasarnya adalah suatu sistem informasi dan sangat penting bagi para akuntan untuk mengetahui cara sistem informasi beroperasi.

Ø Pedoman Mengakui Kejadian

Pedoman 1 : kenali kejdian pertama dalam suatu proses

Pedoman 2 : abaikan aktifitas yang tidak menyertakan agen internal

Pedoman 3 : kenali kejadian baru ketika menghadapi suatu dipindahkan dan harus bertanggung jawab

Pedoman 4 : suatu proses sudah disela/diinterupsi dan dilanjutkan perlu di kenali kejadian yang baru

Pedoman 5 : gunakan 1 nama kejadian yang mencerminkan kejadian tersebut











Pengorganisasian dalam SIA

Sistem manual untuk siklus pendapatan dan buku besar, kejadian sangat mempengaruhi buku besar juga prngorganisasia data yang menggunakan dokumen sumber jurnal dan buku besar itu sendiri

Arsip dari SIA yang terkomputerisasi

Konsep mengenai file yang perlu anda pelajari:

Ø Entiry(entitas)

Ø Field

Ø Record

Ø File

Ø Transaction file

Ø Master file

Ø Reference data(data acuan)

Ø Reference field

Ø Summary data

Ø Summary field

Jenis-jenis File dan Data

File Induk

Ciri-ciri:

1. Menyimpan data yang relatif permanen

File persediaan(barang dan jasa)

File pelanggan (agen-agen eksternal)

File karyawan (agen-agen internal)

2. Tidak menyediakan perincian mengenai transaksi individual

3. Data yang disimpansebagai data acuan dan ringkasa.

Data acuan : data deskriptif yang relatif permanen.

Data ringkasan : diubak ketika kejadian

Agen eksternal : orang atau unit organisasi yang berada diluar perusahaan

Agen internal : orang atau unit yang bertanggung jawab atas berbagai kejadian

File Transaksi :

Ciri-ciri :

1. Menyimpan data tentang kejadian

Pesanan

Pengiriman

Penagihan kas

2. Mencakup suatu field untuk tanggal transaksi

3. Mencakup informasi kuantitas dan harga

4. Kejadian berlangsung pada kejadian tertrentu dalam siklus pendapatan dan pemerolehan

Kejadian dan Aktivitas

PENCATATAN, yang mengacu pada penyiapan dokumen dan sumber penyimpanan data kejadian dalam file transaksi

PEMBARUAN, yang mengacu pada tindakan pengubahan data untuk mencerminkan pengaruh dari kejadian’

PEMELIHARAAN FILE, untuk menangkap dan mengorganisasikan tentang file induk



BAB III

MENDOKUMENTASIKAN SISTEM AKUNTANSI



Diagram Aktivitas UML

Karakteristik umum untuk membuatnya lebih bermanfaat :

Ø Baik peta maupun diagram aktivitas menyediakan representasi informasi yang lebih mudah dipahami

Ø Peta menggunakan lambang standar untuk menyampaikan informasi

Ø Peta dan diagram aktivitas dibuat oleh ahlinya tapi dapat dibaca para pemakai

Ø Peta maupun diagra aktivitas dapat menyediakan gambaran tingkat tinggi

Overview activity Diagram dan Diagram Detailed Activity

Oerview Diagram, menyediakan pandangan tingkat tinggi dengan mendokumentasikan kejadian penting.

Langkah-langkah membuat overview diagram :

Langkah-langkah Pendahuluan :

Ø Langkah 1 : membaca uraian dan mengidentifikasi kejadian penting

Ø Langkah 2 : membubuhi keterangan narasi agar jelas memnunjukan batasan kejadian dan nama-nama kejadian

Pembuatan diagram activitas

Ø Langkah 3 :Menunjukan agen yang terlibat dalam bisnin dengan menggunakan swimlanes

Ø Langkah 4 : membuat diagram untuk masing masing kejadian dan tunjukan kejadian ini

Ø Langkah 5 : menggambar dokumen yang dibuat dan digunakan dalam proses bisnis

Ø Langkah 6 : menggambarkan tabel(file) yang dibuat dan digunakan dalam proses bisnis. Menunjukan arus informasi dari kejadian

Detailed Diagram, menyediakan suatu penyajian yang lebih detaildar aktivitas yang berhubungan satu atau dua kejadian yg ditunjukan overview diagram.

Ø Langkah 1 : menambah penjelasan naratif untuk menunjukan aktifitas

Ø Langkah 2 : buatlah tabel arus kerja

1. Masukan pelaku pada aktivitas pertama pada kolom kiri

2. Masukan setiap aktivitas yang dilakukan oleh pelaku di seblah kanan

3. Identifikasi aktivitas berikutnya

4. Beri nomer secara berurutan

Ø Langkah 3 : identifikasikan data terperinci yang dibutuhkan

Ø Langkah 4 : lakukan langkah langkah ;

1. Buat swimlane

2. Tambahkan segi empat panjang setiap aktifitas

3. Gunakan garis tanpa putus

4. Atur dokumen yang dibuat

5. Gunakan garis putus putus

6. Dokumentasikan setiap tabel yang dibuat

7. Gunakan garis putus untuk penguhungan aktivitas dan tabel

Overview Activity dan Detailed Activity Diagram

Diagram UML yang disediakan :

1. Anotasi narasi yang menunjukan kejadian dan aktivitas

2. Tabel arus kerja

3. Overview activity diagram untuk proses pendapatan

4. Detailed activity diagram



BAB IV

MENGIDENTIFIKASIKAN RESIKO DAN PENGENDALIAN DALAM PROSES BISNIS



Pengendalian internal dan peran Akuntan

Kerangka Kerja dalam Mempelajari Pengendalaian internal : Komponen dan Sasaran Pengendalian Internal

Sasaran pengendalian internal

Mencakup :

a. Efektifitas dan efesiensi operasi

b. Keandalan pelaporan keuangan

c. Ketaan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku

d. Pengamanan aset

Terdapat 4 jenis sasaran :

1. Sasaran pelaksanaan, penyerahan barang atau jasa

2. Sasaran sistem informasi, memfokuskan pada pencatatan, pembaruan, dan pelaporan informasi akuntansi

3. Sasaran pelindungan aset, fokus utama sasaran pelaksanaan dan sistem informasi

4. Sistem kinerja, pencapaian kinerja yang memuaskan



Penentuan Risiko.

Penentuan risiko meliputi :

¨ Penentuan Risiko Pelaksanaan : Sikus Pendaparan, dengan tidak teatnya pelasanaan trasnsaksi

¨ Penentuan risiko pelaksaan juga dapat melalui sistem pemerolehan

¨ Penelitian Risiko Sistem Informasi, terbagi menjadi 2 katagori :

1. Pencatatan resiko : menyatakan resiko tang tidak tangkap informasi kejadian secara akurat dalam sistem informasi organisasi, kesalahan dalam pencatatan

2. Memperbarui Risiko: field ringkasan dalam catatan induk tidak diperbarui dengan tepat

¨ Memvisualisasikan risiko pencatatan dalam sistem informasi terkomputerisasi

¨ Mengidentifikasi risiko pembaruan



Pencatatan dan Pembaruan di Sistem Buku Besar

Meliputi :

a. Risiko dalam mencatat dan memperbarui informasi dan sistem buku besar

b. Risiko pengendalian

Kerugian atau kesalahan yang signifikan telah didentifisikan evaluator harus memperhatikan cara-cara untuk mengendalikan risiko.

Aktivitas Pengendalian

Pengendalian arus kerja

1. Pemisah tugas

2. penggunaan Penggunaan informasi mengenai kejadian sebelumnya untuk mengendalikan aktifitas

3. Urutan kejadian yang diharuskan

4. Menindaklanjuti kejadian

Pesanan yang belum dipenuhi

Faktor penjualan yang sudah jatoh tempo

Jasa yang disediakan tetapi belum selesai

5. Dokumen bernomor urut

Pemberian nomer urut untuk memberikan peluang untuk mengendalikan tujuan

6. Pencatatan agen internal yang bertanggung jawab atas kejadian dalam suatu proses

7. Pembatasan akses ke aset dan informasi

8. Rekonsilasi catatan dengan bukti fisik aset

Penelaahan Kinerja

Adalah untuk mengukur kinerja dengan membandingkan data aktual dengan anggaran, proyeksi, dan data periode lalu.

Contoh penelaah kinerja :

¨ Manajer pemasaran menelaah penjualan berbagai macam produk

¨ CEO ingin menentukan keberhasilan wakil direktur yang bertanggung jawab.

¨ Manajer kredit memeriksa daftar akun yang jatuh

¨ Manajer kredit memeriksa bahawa daftar akun tidak tertagih dalam batas yang wajar

¨ Petugas pembelian menggunakan laporan periodik